Alamat Tujuan Surat
Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis di sampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat.
Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap.
Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul.
Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan adalah:
a. Kata “Kepada” tidak wajib dipakai, karena mengandung unsure pleonasme (mubazir)
b. Ungkapan ”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” dipakai untuk :
1) Menghormati orang atau pihak yang dikirim surat.
Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi kerja.
2) Menghormati pihak yang dituju dalam kedudukannya sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau perusahaan.
Ungkapan “Yang terhormat” atau “Yth.” tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang.
c. Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang. Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu digunakan apabila pihak yang dituju adalah lembaga atau jabatan tertentu.
Contoh 1)
Yth. Direktur Astri Budi Luhur
Jalan Cileduk Raya, Petukangan Utara
Jakarta Selatan
Contoh 2)
Yth. Ibu H. Siti Aisyiah, S.H.
Wakil Ketua Pimpinan Pusat Aisyiah
Jalan Menteng Raya 62
Jakarta Pusat
Contoh 3)
PT Global Sarana Komputindo
Jalan Pemuda 55
Medan 15320
Sumatera Utara
Contoh 4)
Kepada PT Putra Jaya
Jalan Golden Pear 3 Jakarta
d. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda titik, kecuali apabila digunakan singkatan.
e. PT tidak diikuti tanda titik.
f. Penulisan kata “Jalan” Tidak disingkat.
g. Penggunaan kata “Nomor” atau disingkat “No.” sebaiknya tidak digunakan. Untuk memisahkan nama jalan, nama gang, dan nomor alamat tujuan menggunakan tanda koma.
Misalnya:
Jalan Cipinang Muara 3, Gang Golden Pear, 3
h. Tanda-tanda baca, seperti garis bawah, huruf kapital yang mencolok, yang tidak bermanfaat sebaiknya tidak digunakan.
i. Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro). (Wajib pada halaman sampul)
Untuk Penulisan Alamat Surat Bagian Dalam
Yth. Bapak Hardana Setyawan
di Jakarta
atau
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta 10270
Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat surat bagian dalam:
a. Tidak didahului kata Kepada
b. Menggunakan kata Yth
c. Menggunakan nama jabatan
d. Mencantumkan unit kerja
e. Penggunaan kata “di” menggunakan huruf kecil
f. Alamat surat harus jelas (boleh lengkap), tidak menggunakan frasa “di tempat”
Untuk penulisan alamat surat dengan tujuan PO BOX penulisan yang benar adalah
Setiap Perusahaan biasanya menampilkan alamat dengan Post Office (PO) Box pada setiap pembukaan lapangan pekerjaan. Tujuan pertama yaitu agar para pelamar tidak mengetahui secara jelas keberadaannya dan menghindari pelamar datang langsung. Tujuan kedua yaitu agar pegawai kantor pos mudah melacak atau mencari jika ada surat yang dituju pada alamat tersebut. Dan, tujuan ketiga yaitu mungkin karena belum fixnya suatu alamat perusahaan, sehingga agar semua surat yang akan diterima masuk ke dalam suatu tempat, maka digunakanlah PO BOX ini.
PO Box adalah suatu ikatan kontrak antara sebuah perusahaan dengan kantor pos. Ikatan kontrak tersebut ditentukan oleh kedua belah pihak, karena ini sifatnya permintaan khusus tidak umum. Jika seseorang ingin menanyakan alamat yang tertera pada PO Box bisa menanyakan langsung pada kantor pos di wilayah masing-masing dan biasanya itu dirahasiakan oleh pegawai kantor pos, kecuali orang yang ingin menanyakan alamat PO Box tersebut datang bersama aparat kepolisian.
Contoh:
Yth. Pemilik PO BOX 1138 JKP
Jakarta